Communes de Coeur de Charente
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Comment faire parapher ou coter des registres d’assemblées ?
Vérifié le 6 novembre 2026 – Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Les registres d’assemblées d’associés ou d’actionnaires et ceux des conseils d’administration ou de surveillance peuvent être tenus sur support papier ou sous forme électronique. Lorsqu'ils sont tenus sur support papier, ils doivent, selon les cas, être cotés et paraphés avant leur première utilisation. Sous forme électronique, ils doivent garantir l’intégrité des documents et la fiabilité de leur date.
Qu’est-ce que la cotation et le paraphe des documents sociaux ?
La cotation consiste à numéroter les pages d'un registre dans un ordre continu, afin d'éviter qu'elles puissent être supprimées ou ajoutées après coup.
Le paraphe consiste à apposer une signature abrégée, à une date certaine, sur un registre par une autorité habilitée (greffier du tribunal compétent, maire ou adjoint au maire). Il permet notamment de prévenir les falsifications.
Ces deux formalités visent à garantir l'intégrité des registres sociaux dans lesquels sont consignés les procès-verbaux et les décisions sociales.
On dit alors que les registres sont cotés et paraphés (ou numérotés et signés).
Attention
Seuls les registres soumis à cette obligation doivent être cotés et paraphés. Cette formalité doit être accomplie avant leur première utilisation.
Quels registres doivent être cotés et paraphés ?
Les registres de décisions sociales peuvent être tenus sur support papier ou sous forme électronique. Les règles à respecter dépendent du support choisi et de la forme juridique de la société :
Sélectionnez votre cas :
Le registre est tenu sur support papier
Lorsque la société opte pour un registre papier, les obligations de cotation et de paraphe varient selon sa forme juridique. Le tableau ci-dessous récapitule les registres concernés et précise si ces formalités sont obligatoires ou facultatives :
| Forme de société | Registre concerné | Cotation et paraphe |
| SARL | Registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale | Obligatoire |
| EURL | Registre des décisions de l'associé unique | Obligatoire |
| SAS | Registre des procès-verbaux des décisions des associés | Facultatif |
| SASU | Registre des décisions de l'associé unique | Facultatif |
| SNC | Registre des procès-verbaux des délibérations des associés | Obligatoire |
| SCS | Registre des procès-verbaux des délibérations des associés | Obligatoire |
| SA à conseil d’administration |
| Obligatoire |
| SA à directoire et conseil de surveillance |
| Obligatoire |
| Société civile (SCI, SCM) | Registre des procès-verbaux des assemblées des associés | Obligatoire |
À savoir
Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles plutôt que dans un registre relié. Ces feuilles doivent être numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité compétente. Une fois remplies, même partiellement, elles sont réunies aux précédentes et conservées dans l'ordre.
Pour en savoir plus sur les registres des procès-verbaux, consulter notre fiche sur les registres obligatoires d’une société.
Le registre est tenu sur support électronique
Les sociétés peuvent tenir leurs registres de décisions sociales sous forme électronique.
Les procès-verbaux doivent alors être établis et conservés sous forme électronique. Ils doivent être signés au moyen d'une signature électronique avancée et faire l'objet d'un horodatage permettant de garantir leur date.
Attention
Pour les SAS et les SASU, les statuts doivent prévoir la tenue du registre des décisions et l'établissement des procès-verbaux sous forme électronique. S'ils ne précisent pas les modalités de signature et de date, les procès-verbaux doivent être signés au moyen d'une signature électronique répondant au moins aux exigences d'une signature électronique avancée et être datés par un procédé d'horodatage offrant toute garantie de preuve.
Pour en savoir plus sur la signature électronique :
Lorsque ces conditions sont respectées, le registre électronique n'a pas à être présenté à une autorité pour être coté et paraphé.
Les commerçants doivent également tenir des documents comptables (livre-journal et grand-livre). Contrairement aux registres de décisions sociales (registres d’assemblées d’associés ou d’actionnaires et registres d’assemblées des conseils d’administration ou de surveillance), ces livres ne sont pas soumis à une obligation de cotation et de paraphe. Le commerçant peut toutefois demander gratuitement au greffier du tribunal compétent de les coter et de les parapher.
Ces livres peuvent aussi être tenus sous forme électronique. Dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.
Comment faire coter et parapher les documents sociaux ?
Pour faire coter et parapher un registre d’assemblées, il faut le présenter, avant sa première utilisation, à une autorité compétente.
S’adresser à une autorité compétente
Selon le registre et les modalités proposées par le service compétent, la cotation et le paraphe peuvent être effectués auprès de l'une des autorités suivantes :
- Maire ou adjoint au maire (à la mairie du siège social de la société) :
- Greffier du tribunal de commerce (ou du tribunal des activités économiques lorsque celui-ci est compétent)
Greffe du tribunal de commerce ou du tribunal des activités économiques
Trouver un autre service sur l'Annuaire (nouvelle fenêtre)
Infogreffe
- Juge du tribunal judiciaire
Tribunal judiciaire ou tribunal de proximité
Accéder au site (nouvelle fenêtre)
Ministère chargé de la justice
À noter
Il est recommandé de contacter préalablement le service concerné pour connaître les modalités de dépôt du registre.
Présenter le registre à coter et parapher
Le registre doit être présenté vierge, avant toute inscription. L'autorité compétente procède alors :
- à la numérotation continue des pages (cotation)
- à l'apposition d'une signature abrégée, à une date certaine (paraphe)
Combien cela coûte-t-il de faire parapher et coter un document ?
Le coût varie en fonction de l'autorité qui cote et paraphe le document :
Sélectionnez votre cas :
Mairie
La cotation et le paraphe effectués par le maire ou son adjoint sont gratuits.
Attention
Toutes les mairies ne proposent pas systématiquement ce service. Il est recommandé de contacter la mairie du siège social de la société avant.
Tribunal de commerce (ou tribunal des activités économiques) et tribunal judiciaire
Lorsque la cotation et le paraphe sont réalisés par le greffe du tribunal compétent, ils sont facturés 2,44 € TTC par livre. Des frais d'envoi peuvent s'ajouter lorsque le registre est retourné par courrier.
Exemple
Pour le greffe du tribunal des activités économiques de Paris, les frais d’envoi s’élèvent à 14,47 € de 0 à 1 kg, à 16,87 € de 1 à 2 kg, et à 20,87 € pour plus de 2 kg.
Qui peut m'aider ?
Greffe du tribunal de commerce ou du tribunal des activités économiques
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Infogreffe
Tribunal judiciaire ou tribunal de proximité
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Ministère chargé de la justice
Textes de loi et références
- Code de commerce : article L227-1 (nouvelle fenêtre)SAS
- Code de commerce : article R227-1-1 (nouvelle fenêtre)Modalités de signature électronique (SAS et SASU)
- Code de commerce : article R123-173 (nouvelle fenêtre)Commerçant
- Code de commerce : article R221-3 (nouvelle fenêtre)SNC
- Code de commerce : article R222-1 (nouvelle fenêtre)SCS
- Code de commerce : article R223-24 (nouvelle fenêtre)SARL
- Code de commerce : article R223-26 (nouvelle fenêtre)EURL
- Code de commerce : article R225-22 (nouvelle fenêtre)SA à conseil d’administration
- Code de commerce : article R225-49 (nouvelle fenêtre)SA à conseil de surveillance
- Code de commerce : article A743-9 (nouvelle fenêtre)Coût de la cote et paraphe
- Décret n°78-704 du 3 juillet 1978 : article 45 (nouvelle fenêtre)Société civile
Pour en savoir plus
Voir aussi
Définitions
- Siège social d'une entreprise
Le siège social d'une entreprise ou d'une personne morale est localisé à l'endroit où sont concentrés la vie juridique, les organes de direction et les principaux services de la société.
Informations issues de Service-Public.gouv.fr (nouvelle fenêtre) – Direction de l'information légale et administrative (DILA), réutilisées sous licence ouverte Etalab 2.0. Données mises à jour le 9 novembre 2026. Voir cette page sur le site national (nouvelle fenêtre).